Президентская академия: ИИ-ассистент заполняет карточки писем за 5–10 секунд

РАНХиГС — один из крупнейших вузов России: 47 филиалов, 12 институтов, 10 учебных центров и 65 научных центров. С 2025 года академия работает на платформе Directum RX, через которую 8 тыс. сотрудников согласуют приказы, распоряжения и служебные записки и обмениваются документами с ведомствами. Входящая корреспонденция — более 2 тыс. писем в месяц по почте, через МЭДО и с курьерами — до недавнего времени обрабатывалась вручную сотрудниками канцелярии. В пиковые периоды на каждое письмо уходило 10–15 минут, при ручном вводе возникали опечатки в номерах и датах. Задача проекта — автоматизировать ввод данных и сократить время обработки корреспонденции.

В академии подключили интеллектуальные сервисы Ario, встроенные в Directum RX. Они автоматически забирают письма из почтовых ящиков и сетевых папок со сканами бумажной почты, с помощью больших языковых моделей извлекают реквизиты — исходящий номер, дату, адресата, краткое содержание — и заполняют карточки документов. Ассистент классифицирует входящие по типам, например запрос Минобрнауки или коммерческое предложение, и направляет их в нужный отдел или сотруднику. Для сопоставления с существующей базой документов используется RAG. Сервисы обучили распознавать печати, нестандартные штампы и рукописные пометки на реальных входящих документах; результат распознавания проверяет сотрудник канцелярии.

Исполнителем проекта выступила компания «СофтСноу», партнёр Directum. В ходе проекта Directum RX интегрировали с ERP-системой 1С: КАС, в которой создаются документы по учебной деятельности, — это убрало двойной ввод данных. Теперь все поступающие в РАНХиГС письма проходят через ассистента, а сотрудники канцелярии только проверяют заполненные карточки и отправляют документы в работу. По данным Directum на август 2026 года, создание карточки занимает 5–10 секунд вместо до 10 минут, а доля документов, прошедших полный цикл без ручного ввода, достигла 85%. Академия планирует применять ассистента для обработки приказов и распоряжений, хранящихся вне Directum RX, чтобы сформировать единую базу архивных документов.