Sapporo City: ИИ-агент сократил время оформления командировок на 27,2%

В японских муниципалитетах правила оплаты командировок у каждого города свои, поэтому общенациональные системы плохо их учитывают. Часть проверок остаётся ручной, а многоступенчатый процесс — приказ о командировке, составление маршрута, расчёт расходов, оформление, электронное согласование и отчёт — нагружает сотрудников. Мэрия Саппоро, развивающая применение генеративного ИИ во всех подразделениях, выбрала командировочные расходы как общую для всех департаментов процедуру с большим охватом. Готовые сервисы генеративного ИИ не справлялись с городскими правилами, и мэрия решила проверить подход вместе с частной компанией.

Компания Ryobi Systems предложила решение через программу SAPPORO CO-CREATION GATE по теме эффективности внутренних административных процессов с помощью генеративного ИИ и ИИ-агентов. В функцию поддержки командировочных процедур своей системы она встроила генеративный ИИ и ИИ-агента. Система автоматически составляет рациональный вариант маршрута с учётом условий поездки — кто едет, даты и место, — рассчитывает командировочные расходы по этому маршруту и помогает сотрудникам, проверяющим заявки на соответствие регламенту.

Пилот проходил с начала декабря 2025 по конец марта 2026 года как проект государственно-частного партнёрства. Отобранные мэрией сотрудники составляли и согласовывали маршруты командировок в системе; замерялись время работы и соблюдение регламента. Время в среднем сократилось на 15,4 минуты, или на 27,2%. Эффект был сильнее на длинных процедурах — у сотрудников без опыта поездок и при непривычных направлениях; на процедурах до 25 минут время в ряде случаев выросло. По оценке сотрудников, 98,1% проверенных пунктов соответствовали регламенту; систему предлагают использовать как вспомогательный инструмент. Ryobi Systems планирует проверить эффект на правилах других муниципалитетов и встроить функцию в свою систему делопроизводства.