Washington State University: ИИ проверяет авансовые отчёты, более $20 тыс. дублей

Washington State University — публичный исследовательский университет уровня R1 в штате Вашингтон с 13 500 сотрудниками и 25 000 студентами. Бумажный документооборот университет отменил при внедрении Workday в 2021 году, но команды финансов, расчётов с поставщиками и командировок по-прежнему вручную проверяли большие потоки авансовых отчётов. Командировочные расходы сложны, каждый маршрут уникален, и выборочные ручные проверки плохо находили несоответствия правилам и повторно поданные расходы. Добиться проверки всех отчётов вручную было трудно и дорого, а сотрудники тратили время на документы с низким риском вместо анализа и контроля рисков.

Университет перевёл часть ручной проверки авансовых отчётов в Workday Expense Protect — модуль Workday, который с помощью ИИ оценивает риск каждого поданного отчёта. Бизнес-процессы настроены так, что документы с высоким риском автоматически направляются на проверку, а операции меньшей суммы обрабатывает машинное обучение. Это позволило университету поднять порог ручного аудита. Пользователи сразу получают обратную связь через автоматическую маршрутизацию, что ускоряет исправление ошибок. По словам бизнес-аналитика университета, число дублирующих заявок заметно снизилось: сотрудники стали сами проверять свои отчёты перед подачей.

Университет запустил шестимесячный пилот, чтобы оценить риск-оценки системы. Доступ сначала ограничили, чтобы проектная команда отслеживала точность скоринга. В первые часы после запуска система отметила два дублирующих авансовых отчёта. По данным Workday, за первые шесть месяцев университет выявил и предотвратил дублирующие расходы на сумму более 20 тыс. долларов, ИИ оценивает каждый поданный отчёт, срок возмещения сократился на 6 дней, а команда аудита высвобождает 160 часов в год. Университет использует и другие модули Workday — управление персоналом, финансы, расчёт зарплаты, гранты, закупки и Adaptive Planning — и планирует расширять применение ИИ в административных функциях.